Nu het niet mogelijk is om bijeenkomsten te houden of met mensen op straat in gesprek te gaan, is de aandacht verschoven naar online participatie. De online tools schieten als paddenstoelen uit de grond en met alle webinars over e-participatie die op dit moment worden aangeboden, kun je je werkweek gemakkelijk vullen. Om met e-participatie impact te hebben, is het belangrijk dat je scherpe keuzes maakt. Met je doel én je doelgroep voor ogen.
Inclusief
Ook online is een goed en eigenlijk noodzakelijk uitgangspunt voor je proces dat ‘iedereen die dat wil, moet kunnen meedoen’. Dit vraagt een keuze voor middelen die voor je doelgroep goed toegankelijk zijn. Als je een brede doelgroep hebt, is de kans groot dat je verschillende online middelen nodig hebt. En beschikt je doelgroep niet over de juiste apparaten om mee te doen? Faciliteer hen dan door bijvoorbeeld tablets aan te reiken. Goede voorbeelden zijn de educatie van ouderen in verzorgingshuizen in het gebruik van tablets en ‘maatjesprojecten’ voor mensen die minder digivaardig zijn.
Tip #1: Kies tools die voor jou en alle andere deelnemers goed toegankelijk zijn en waar jullie goed in ‘thuis’ zijn. Op die manier hoef je je geen zorgen te maken over de techniek en kan de aandacht uitgaan naar het gesprek.
Resultaatgericht
Een logische keuze is om de zaaltjes waar je eerder bijeenkomsten hield in te ruilen voor een online omgeving waarin je grote groepen kunt ontvangen. In bijvoorbeeld Zoom heb je echter met 80 deelnemers niet automatisch een goed gesprek. En bij een webinar of webcast hebben deelnemers niet altijd het gevoel daadwerkelijk iets in te kunnen brengen. Het is belangrijk om voorbij één middel te denken en procesmatig te werken. Welk initiatief heb je of welke ontwikkeling wil je op gang brengen? Wie kunnen je initiatief versterken? In welke stappen kun je met hen online het initiatief verder brengen? En in welke stap heb je dan welke (online) tool nodig om met elkaar het juiste gesprek te hebben?
Tip #2: Maak eerst een plan van aanpak voor je online tools kiest. Werk daarin de verschillende stappen van je proces uit en selecteer per stap online instrumenten die je nodig hebt om het juiste gesprek te kunnen voeren met de deelnemers.
Tip #3: Stel een mix van online tools samen die je – eventueel in combinatie met elkaar – kunt inzetten voor verschillende functies, zodat je verschillende instrumenten hebt om je proces goed in te richten.
Interactief
Online instrumenten verschillen in diverse opzichten van elkaar. Ik noem hier twee belangrijke aspecten. Eén aspect is de mate van interactie. Bij het ene instrument kunnen alle deelnemers met elkaar in gesprek (‘many to many’) en met andere instrumenten (bijvoorbeeld een webinar) is vooral de moderator/presentator aan het woord en kunnen deelnemers luisteren en mogelijk via een chat input leveren (‘one to many’). Ten tweede spelen de vereisten rond tijd en plaats een rol. Bij sommige online tools is het noodzakelijk voor de deelnemers om op hetzelfde moment aanwezig te zijn (‘same time, same place’), terwijl bij andere instrumenten deelnemers input kunnen leveren op het moment dat het hen het beste uitkomt (‘different time, same place’).
Tip #4: Bepaal voor de verschillende stappen in het proces welke ruimte en vorm van interactie deelnemers nodig hebben om de gewenste input te leveren en bepaal mede op basis daarvan de instrumenten die je inzet.
Voorbeeldmix
Hieronder staan tien online tools die je kunt inzetten in verschillende stappen van je proces en voor verschillende functies. Deze mix is niet statisch. Kom je een betere tool tegen voor een bepaalde functie? Voeg die dan toe aan de mix en schrap als het even kan het mindere alternatief. Zo kun je je continu laten inspireren door alle nieuwe innovaties op het gebied van e-participatie, maar laat jij je niet door elke introductie of tip op sociale media van de wijs brengen.
- Microsoft Teams (voor online meetings)
Teams is een prima online tool voor online gesprekken in gezelschappen tot ongeveer 12 personen. Veel bedrijven werken met teams, het is mogelijk om externen uit te nodigen, je kan het koppelen aan andere Office-producten waaronder je Outlook-agenda en het heeft daarnaast alle veelgebruikte functies die concurrerende tools ook hebben.
Alternatief: een mogelijk nadeel van het gebruik van Teams is dat in sommige bedrijfsomgevingen het gebruik van deze software is afgeschermd. Het is hierdoor niet voor iedereen toegankelijk. Een goed alternatief is dan Whereby. Whereby werkt via de browser en deelnemers hoeven geen software te installeren. De functies zijn wellicht iets beperkter, maar de toegankelijkheid voor brede doelgroepen is goed.
- Livestorm (voor webinars en webcasting)
Wil je bij elkaar komen met een grotere groep? Dan biedt Livestorm een prima oplossing. Het is bijvoorbeeld goed geschikt voor webinars, is goed toegankelijk en heeft alle veelgebruikte functies (schermdelen, chat, etc.). Voor webinars zijn er inmiddels tientallen zo niet honderden oplossingen voor handen. Veel oplossingen bieden min of meer dezelfde functies. Het komt veelal aan op persoonlijke voorkeur.
Alternatief: een van de mogelijkheden voor grotere groepen is Zoom. Eén van de meeste gebruikte oplossingen op dit moment en daardoor voor veel mensen inmiddels een bekende en toegankelijke omgeving. Zoom biedt de mogelijkheid om met alle deelnemers in gesprek te gaan, maar dat wordt met grotere groepen altijd een uitdaging. Net als in de traditionele zaaltjes heb je dan de kans dat de gemakkelijkste sprekers de meeste tijd nemen en dat anderen minder aan bod komen. Goede moderatie is een must. - Mentimeter (voor realtime peilingen)
Veel professionals gebruikten Mentimeter al tijdens plenaire bijeenkomsten om ervoor te zorgen dat alle deelnemers inbreng kunnen hebben. Ook de deelnemers die niet graag voor een grote groep spreken. Aanwezigen kunnen via hun mobiel of tablet reageren op open en/of gesloten vragen en de resultaten worden realtime op het scherm getoond. Online werkt het precies hetzelfde en daarmee is Mentimeter een goede toevoeging op online sessies met grotere groepen. Deelnemers kunnen via hun tweede scherm (telefoon of tablet) input leveren en via het gedeelde scherm van de moderator verschijnen de resultaten realtime in beeld. Iedereen kan meedoen! - Padlet (voor cocreatie)
Op verschillende momenten tijdens een proces heb je de behoefte om creatief met de deelnemers aan de slag te gaan. En om deelnemers in interactie met elkaar tot een uitwisseling of uitwerking van concrete ideeën te komen. Padlet biedt uitkomst. Op een online muur kunnen deelnemers op verschillende manieren met elkaar ideeën uitwisselen. Denk aan een open canvas, een vraag-antwoord vorm, ideeën op een kaart en een tijdlijn. Deelnemers kunnen ook op elkaar reageren. Grote voordelen zijn dat deelnemers geen software hoeven te installeren en kunnen meedoen op het moment dat het hen het beste uitkomt. Je kunt deelnemers bijvoorbeeld vragen hun input in de week voor een online sessie via Padlet te leveren, waarna je alle ingebrachte ideeën tijdens de sessie met elkaar bespreekt.
Alternatief: Wil je met een groep deelnemers op hetzelfde moment (live) met elkaar aan de slag? Dan is Miro een goed alternatief voor Padlet. Miro biedt allerlei creatieve online werkvormen en de mogelijkheid om met elkaar in gesprek te gaan via beeld en audio. Aan gebruik van het product zijn wel kosten verbonden, dus daarmee is het wellicht voor de doorsnee gebruiker iets minder toegankelijk dan Padlet. - Typeform (voor online enquêtes)
Ben je benieuwd hoe je doelgroep denkt over bepaalde onderwerpen? Dan kun je ze uiteraard bevragen via online vragenlijsten. Ook voor deze functie zijn een groot aantal oplossingen op de markt. Denk aan SurveyMonkey en Google Forms. Ook Typeform biedt een goede oplossing. Veel gebruikers zijn enthousiast over het moderne uiterlijk van Typeform. Het ziet er net iets fraaier uit dan een standaard vragenlijst en is daardoor gemakkelijker in te vullen.
Alternatief: wil je de mening van een grotere groep mensen weten, maar wil je meer dan een verzameling individuele reacties? Dan is Topx een goed alternatief. Topx is een eigen instrument van +anderen en heeft als grote voordeel dat hij gedeelde oplossingen oplevert. In een eerste vragenronde leveren deelnemers input zoals bij een gebruikelijke online enquête. In de tweede ronde kunnen deelnemers echter reageren op de antwoorden van anderen en reacties ‘liken’. Zo ontstaan gedeelde oplossingen. Hiermee levert Topx een belangrijke meerwaarde ten opzichte van online enquêtes.
- Wijwillendit (voor online processen)
Ons eigen Wijwillendit mag eigenlijk niet in dit overzicht ontbreken. Wil je structureel ruimte bieden aan initiatieven? Initiatiefnemers de mogelijkheid bieden om hun initiatieven letterlijk en figuurlijk op de kaart te zetten? En anderen de gelegenheid bieden om over initiatieven in gesprek te gaan en deze met elkaar verder te brengen? Dan is Wijwillendit de oplossing. Je kan het platform inzetten voor een groot gebied (gemeente, stad of dorp), voor specifieke wijken of voor een specifiek thema, zoals bijvoorbeeld duurzaamheid. Met Wijwillendit geef je mensen tijdloos de gelegenheid mee te denken over initiatieven van anderen en ook hun eigen initiatief te lanceren en daarover in gesprek te gaan.
Met de genoemde middelen kun je een interactief proces inrichten. Elk proces, elke vraag en elke doelgroep vraagt een eigen afweging. Blijf kritisch en creatief nadenken en neem niet blind de tips op social media over. Ook niet die uit dit artikel.
En jij?
Hoe richt jij in deze tijd je proces in en welke instrumenten zijn daarin voor jou onmisbaar om resultaatgericht samen te werken met anderen? Deel je ervaringen en tools met anderen in een reactie op dit bericht.
